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INFORMATIVA PRIVACY DELLO STUDIO NOTARILE

COME UTILIZZIAMO I SUOI DATI

art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 GDPR e dell’art. 13[1] D. Lgs. n. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali (cosiddetta Legge Privacy)

testo a cura del Consiglio Nazionale del Notariato

Il notaio è un pubblico ufficiale che ha istituzionalmente un ruolo di garanzia ed imparzialità; ha il compito di dare pubblica fede agli atti tra privati ed alle informazioni in essi contenute, in modo che chiunque vi possa fare affidamento. Assicura nel contempo il controllo di legalità degli atti ed una qualificata assistenza giuridica, diretta a far sì che gli atti stipulati realizzino per quanto consentito il risultato voluto dalle Parti.

La raccolta dei dati

Per svolgere la sua funzione, il notaio deve utilizzare alcuni dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali che saranno trattate in modo sia elettronico che manuale. Le informazioni possono essere fornite direttamente da Lei o da altro interessato, oppure raccolte presso terzi, per lo più rivolgendosi ad archivi prevalentemente tenuti da soggetti pubblici, e più raramente privati.

A seconda della natura dell’incarico, il notaio consulterà quindi (o farà consultare) il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, lo Stato Civile, l’Anagrafe ed altri analoghi Pubblici Registri, ricavandone le informazioni che occorrono per il corretto espletamento dell’incarico. I registri consultati possono in qualche caso trovarsi all’estero, ad esempio qualora il notaio sia richiesto di ricevere un atto ove intervenga una società straniera.

Tali informazioni, raccolte nella misura strettamente necessaria alla funzione notarile, all’incarico ricevuto ed ai conseguenti adempimenti contabili, fiscali e assicurativi, saranno conservate presso lo studio per il periodo stabilito delle rispettive normative di settore (ad esempio: legge notarile per gli atti originali, codice civile per gli adempimenti pubblicitari, normativa fiscale e tributaria per i dati di fatturazione e contabilità, normativa antiriciclaggio per le informazioni relative all’adeguata verifica); senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l’incarico affidatogli. I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni, cui restano associati nei nostri archivi, sia cartacei che informatici. Per taluni servizi utilizziamo soggetti di nostra fiducia, in qualità di responsabili del trattamento, che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica e/o organizzativa. Il loro elenco è costantemente aggiornato e può consultarlo agevolmente e gratuitamente chiedendolo al personale di studio.

La comunicazione dei dati

Il notaio è a sua volta tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici: ciò avviene solo nei casi previsti dalla Legge ed attenendosi strettamente alle modalità dalla Legge previste. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici dai quali è stata tratta la maggior parte dei dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate all’atto.

Le trasmissioni avvengono in forma prevalentemente telematica attraverso dati strutturati, avvalendosi degli strumenti informatici e telematici installati presso lo studio; i notai italiani hanno realizzato un’apposita rete telematica riservata e protetta, a copertura nazionale, ed un sistema esclusivo di firma digitale, governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire ai cittadini la massima sicurezza anche in tale ambito.

I dati personali saranno ad esempio comunicati dati:

• all’Agenzia delle Entrate già ufficio del registro (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della registrazione fiscale del contratto;
• all’Ufficio del Territorio già conservatoria dei registri immobiliari e ufficio del catasto (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della trascrizione del contratto e della sua volturazione;
• all’Ufficio dello stato civile, per le formalità di competenza (ad esempio l’annotazione a margine dell’atto di matrimonio della convenzione di separazione dei beni);
• al Registro delle Imprese, per le costituzioni di società di persone e di capitali, le modifiche di statuti e patti, le cessioni di quote sociali ed analoghe operazioni.

Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sono accessibili con specifiche modalità regolate direttamente dalla Legge; prevalentemente si tratta di Pubblici Registri consultabili da chiunque.

Il notaio, nella sua qualità di titolare del trattamento ha/non ha l’intenzione di trasferire i suoi dati personali a un paese terzo[2].

I dati personali dei clienti dello studio notarile verranno inoltre raccolti e trattati anche in forma strutturata per gli adempimenti della normativa antiriciclaggio ed antiterrorismo (D.Lgs. 109/2007 e 231/2007, norme di attuazione, integrazioni e modifiche) e le successive elaborazioni da parte dei Soggetti pubblici competenti.

Categorie particolari di dati personali

Ai sensi degli articoli 9 e 10 del Regolamento UE n. 2016/679, Lei potrebbe conferire, al notaio per l’esecuzione dell’incarico dati qualificabili come “categorie particolari di dati personali” e cioè quei dati che rivelano “l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona” o dati dati personali relativi a condanne penali e reati richiesti per legge. Tali categorie di dati potranno essere trattate solo previo Suo libero ed esplicito consenso, manifestato in forma scritta in calce alla presente informativa, o ai sensi dell’art.9, paragrafo 2, lettere f) e g) del Regolamento UE n. 2016/679, senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l’incarico affidatogli.

Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione

Il notaio non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 2 e 4 del Regolamento UE n. 2016/679.

Dati erronei o non aggiornati

Lei ha diritto di accedere in ogni momento ai dati personali che La riguardano. Allo stesso modo può richiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che la riguardano o di opporsi per motivi legittimi ad un loro specifico trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati ed alla revoca del consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca e fatto salvo quanto di seguito specificato per il diritto alla cancellazione, ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo individuata dalla legge italiana.

Diritto alla cancellazione (c.d. diritto all’oblio)

L’atto notarile, come ogni altro analogo documento pubblico destinato a pubblici archivi, deve essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario, pertanto i dati personali conferiti per l’incarico professionale non potranno essere cancellati ove siano stati riportati in registri o atti tenuti secondo la Legge Notarile (L. 89/1913 e s.m.i.), in quanto acquisiti:

* per l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento;

* nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;

* ai fini di archiviazione nel pubblico interesse;

* per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. “

Per lo stesso motivo ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell’atto, ma sarà documentata con le modalità sue proprie. Il trasferimento di residenza, ad esempio, sarà comunicato all’Anagrafe ma non comporta modifica dell’atto notarile. Allo stesso modo, concluso il pagamento di un mutuo ipotecario non si distruggerà il relativo atto, né si eseguirà su di esso alcuna annotazione, ma dell’estinzione della garanzia che assiste il debito si potrà dare pubblicità presso i Registri Immobiliari seguendo le procedure previste dalla Legge.

Qualora gli atti notarili richiedano, invece, di essere corretti a causa dell’obiettiva erroneità di alcuni loro elementi, la rettifica potrà essere eseguita solo con un ulteriore atto notarile.

Informativa  sui  “Cookies” per la navigazione sul sito

L’indirizzo del nostro sito web è: http://torino.notaiodidomenico.it.

Quali dati personali raccogliamo e perché li raccogliamo

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INFORMATIVA ANTIRICICLAGGIO 

( sulla raccolta dei dati durante l’istruttoria di una pratica )

Ai sensi della normativa cosiddetta “antiriciclaggio” (D.Lgs. n. 231 del 21 novembre 2007 e successive modi­fiche) i notai, “quando, in nome o per conto dei propri clienti, compiono qualsiasi operazione di natura finanzia­ria o immobiliare”, devono osservare gli obblighi di ade­guata verifica della clientela:

1. Identificazione e verifica dell’identità Verranno identificati tutti i clienti e tutti coloro che li assistono sia in occasione della preparazione della prati­ca che in sede di stipula (mediatori, professionisti, consu­lenti, parenti, amici, ecc…) mediante copia o scanneriz- zazione dei documenti di identità (Carta di identità o Passaporto ed eventualmente anche: patente di guida; patente nautica; libretto di pensione; porto d’armi; per­messo di soggiorno).

• documenti di identità devono essere in corso di validità. Per i rappresentanti legali di società o enti verrà sempre verificata anche l’effettiva esistenza dei poteri.

1. Identificazione e verifica dell’identità del ti­tolare effettivo

• «titolare effettivo» è la persona fisica per conto della quale è realizzata un’operazione o un’attività, ovvero, nel caso di entità giuridica, la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano tale enti­tà, ovvero ne risultano beneficiari.

Ai sensi dell’a«t, 21 D.Lgs. 231/07 “Ai fini dell’identifica­zione del titolare effettivo, i clienti forniscono per iscrit­to, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate delle quali siano a conoscenza.”

A tal fine ogni cliente dovrà compilare e sottoscrivere un modulo che sarà consegnato dallo Studio Notarile.

E’ prevista una sanzione penale ai sensi dell’art. 55, comma 2°, D.Lgs. 231/07 che recita testualmente: “Salvo che il fatto costituisca più grave reato, l’esecutore dell’o­perazione che omette di indicare le generalità del sogget­to per conto del quale eventualmente esegue l’operazione o le indica false è punito con la reclusione da sei mesi a un anno e con la multa da 500 a 5.000 euro.”

1. Informazioni sullo scopo e sulla natura pre­vista della prestazione professionale

Ai sensi dell’art. 21 D.Lgs. 231/07 “I clienti forniscono, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni ne­cessarie e aggiornate per consentire ai soggetti destinatari del presente decreto di adempiere agli obblighi di adegua­ta verifica della clientela.” e quindi ogni informazione sullo scopo effettivo e sulla natura prevista della presta­zione professionale.

E’ prevista una sanzione penale ai sensi dell’art. 55, comma 3°, D.Lgs. 231/07 che recita testualmente: “Salvo che il fatto costituisca più grave reato, l’esecutore dell’o­perazione che non fornisce informazioni sullo scopo e sulla natura prevista dal rapporto continuativo o dalla prestazione professionale o le fornisce false è punito con l’arresto da sei mesi a tre anni e con l’ammenda da 5.000 a 50.000 euro.”

A tal fine il cliente dovrà indicare tutti i mezzi di paga­mento e dovrà fornire allo Studio notarile ogni indicazio­ne opportuna al fine di ricostruire e dimostrare congrua la propria capacità patrimoniale nei confronti dell’operazione che sta compiendo in particolare indican­do la provenienza del denaro (finanziamenti bancari, terze persone a titolo di liberalità o finanziamento, ecc…).

1. PERSONE POLITICAMENTE ESPOSTE (PEPs)

I clienti devono dichiarare se sono o hanno relazioni con “persone politicamente esposte” e per tali si intendono “le persone fisiche (italiane e straniere) che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche, nonché i loro familiari diretti o coloro con i quali tali persone in­trattengono notoriamente stretti legami.”

1. Le persone fisiche che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche s’intendono:
2. i capi di Stato, i capi di Governo, i Ministri e i Vi­ce Ministri o Sottosegretari;
3. i parlamentari;
4. i membri delle corti supreme, delle corti costitu­zionali e di altri organi giudiziari di alto livello le cui deci­sioni non sono generalmente soggette a ulteriore appello, salvo in circostanze eccezionali;
5. i membri delle Corti dei conti e dei consigli di amministrazione delle banche centrali;
6. gli ambasciatori, gli incaricati daffari e gli ufficiali di alto livello delle forze armate;
7. i membri degli organi di amministrazione, dire­zione o vigilanza delle imprese possedute dallo Stato.

In nessuna delle categorie sopra specificate rientrano i funzionari di livello medio o inferiore. Le categorie di cui alle lettere da a) a e) comprendono, laddove applicabili, le posizioni a livello europeo e internazionale.

2. Per familiari diretti s’intendono:
3. il coniuge;
4. i figli e i loro coniugi;
5. coloro che nell’ultimo quinquennio hanno con­vissuto con i soggetti di cui alle precedenti lettere;
6. i genitori.
7. Ai fini dell’individuazione dei soggetti con i quali le persone di cui al numero 1 intrattengono notoriamente stretti legami si fa riferimento a:
8. qualsiasi persona fisica che ha notoriamente la ti­tolarità effettiva congiunta di entità giuridiche o qualsiasi altra stretta relazione daffari con una persona di cui al comma 1;
9. qualsiasi persona fisica che sia unica titolare effet­tiva di entità giuridiche o soggetti giuridici notoriamente creati di fatto a beneficio della persona di cui al comma 1.
10. Senza pregiudizio dell’applicazione, in funzione del rischio, di obblighi rafforzati di adeguata verifica della clientela, quando una persona ha cessato di occupare importanti cariche pubbliche da un periodo di almeno un anno i soggetti destinatari del presente decreto non sono tenuti a considerare tale persona come politicamente esposta.

Informativa ai sensi articolo 13 del Decreto Legislativo numero 196 dell’anno 2003,  – PRIVACY

Titolare e Responsabile del trattamento dei dati sensibili e personali: NOTAIO DI DOMENICO MICHELEIl notaio è un pubblico ufficiale che ha istituzionalmente un ruolo di garanzia ed imparzialità; ha il compito di dare pubblica fede agli atti tra privati ed alle informazioni in essi contenute, in modo che chiunque vi possa fare affidamento. Assicura nel contempo il controllo di legalità degli atti ed una qualificata assistenza giuridica, diretta a far sì che gli atti stipulati realizzino per quanto consentito il risultato voluto dalle Parti.

La raccolta dei dati : Per svolgere la sua funzione, il notaio deve utilizzare alcuni dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali che saranno trattate in modo sia elettronico che manuale. Le informazioni possono essere fornite direttamente da Lei o da altro interessato, oppure raccolte presso terzi, per lo più rivolgendosi ad archivi prevalentemente tenuti da soggetti pubblici, e più raramente privati.

A seconda della natura dell’incarico, il notaio consulterà quindi (o farà consultare) il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, lo Stato Civile, l’Anagrafe ed altri analoghi Pubblici Registri, ricavandone le informazioni che occorrono per il corretto espletamento dell’incarico. I registri consultati possono in qualche caso trovarsi all’estero, ad esempio qualora il notaio sia richiesto di ricevere un atto ove intervenga una società straniera.

Tali informazioni, raccolte nella misura strettamente necessaria alla funzione notarile, saranno conservate presso lo studio o presso strutture da esso delegate; senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l’incarico affidatogli né adempiere agli obblighi di legge sullo stesso gravanti. I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni, cui restano associati nei nostri archivi, sia cartacei che informatici.

Il trattamento dei dati avverrà anche per le finalità previste dalla normativa in materia antiriciclaggio nei casi previsti dalla legge. Per taluni servizi utilizziamo soggetti di nostra fiducia, in qualità di responsabili del trattamento, che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica e/o organizzativa. Il loro elenco è costantemente aggiornato e può consultarlo agevolmente e gratuitamente chiedendolo al personale di studio.La comunicazione dei dati: Il notaio è a sua volta tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici: ciò avviene solo nei casi previsti dalla Legge ed attenendosi strettamente alle modalità dalla Legge previste. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici dai quali è stata tratta la maggior parte dei dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate all’atto.Le trasmissioni avvengono ormai in forma prevalentemente telematica, avvalendosi di computer e software installati presso lo studio; i notai italiani hanno realizzato un’apposita rete telematica riservata e protetta, a copertura nazionale, ed un sistema esclusivo di firma digitale, governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire ai cittadini la massima sicurezza anche nell’utilizzo degli strumenti informatici.

Così saranno ad esempio comunicati dati:

• all’Agenzia delle Entrate già ufficio del registro (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della registrazione fiscale del contratto;
• all’Agenzia del Territorio già conservatoria dei registri immobiliari e ufficio del catasto (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della trascrizione del contratto e della sua volturazione;
• all’Ufficio dello stato civile, per le formalità di competenza (ad esempio l’annotazione a margine dell’atto di matrimonio della convenzione di separazione dei beni);
• al Registro delle Imprese, per le costituzioni di società di persone e di capitali, le modifiche di statuti e patti, le cessioni di quote sociali ed analoghe operazioni.

Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sono accessibili con specifiche modalità regolate direttamente dalla Legge; prevalentemente si tratta di Pubblici Registri consultabili da chiunque.

Dati erronei o non aggiornati: Lei ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che La riguardano. Allo stesso modo può richiedere la correzione, l’aggiornamento o l’integrazione dei dati inesatti o incompleti, ovvero la cancellazione o il blocco per quelli trattati in violazione di legge, o ancora opporsi al loro utilizzo per motivi legittimi, da evidenziare nell’istanza promossa ai sensi dell’art. 7 della Legge Privacy. Va però osservato che l’atto notarile, come ogni altro analogo documento con fede pubblica, è destinato ad essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario. Ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell’atto, ma sarà documentata con le modalità sue proprie. Il trasferimento di residenza, ad esempio, sarà comunicato all’Anagrafe. Allo stesso modo, concluso il pagamento di un mutuo ipotecario non si distruggerà il relativo atto, né si eseguirà su di esso alcuna annotazione; dell’estinzione della garanzia che assiste il debito si potrà dare pubblicità presso i Registri Immobiliari seguendo le procedure previste dalla Legge.

Qualora atti notarili richiedano, invece, di essere corretti a causa dell’obiettiva erroneità di alcuni loro elementi, la rettifica potrà essere eseguita solo con un ulteriore atto notarile.Negli altri eventuali casi per la richiesta di rettifica si può utilizzare il modello presente sul sito del Garante per la protezione dei dati personali (http://www.garanteprivacy.it) da inoltrare al notaio titolare del trattamento.